Зачастую руководители из-за своей занятости не могут подписать документ лично. В таких ситуациях можно воспользоваться факсимиле. Тем не менее это допустимо не всегда и может быть противозаконным в определённых случаях. К примеру, факсимиле нельзя использовать на доверенностях, платёжных и других документах, имеющих финансовые последствия.
Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ, при заключении сделок допускается факсимильное воспроизведение подписи с использованием механических или иных средств копирования или аналогов собственноручной подписи в случаях и в порядке, определённых законом, другими нормативными актами или соглашением сторон.
Специальные законы не предусматривают случаи и порядок использования факсимильной подписи. Таким образом, согласно букве закона, использование факсимиле возможно по договорённости между сторонами правоотношений, как правило, при заключении гражданско-правовых сделок. Но имеет ли факсимиле юридическую силу?
Однако следует учесть, что в некоторых случаях факсимильная подпись может быть не признана государственными органами, судами и контрагентами:
- если наличие факсимиле не предусмотрено соглашением сторон;
- если наличие факсимиле прямо не предусмотрено законом;
- если факсимиле используется вне рамок гражданско-правовых отношений (например, налоговых, административных и т. д.);
- если существует специальное правовое регулирование, требующее личной подписи;
- если факсимиле используется недобросовестно для получения необоснованной налоговой или материальной выгоды за счёт контрагентов (третьих лиц).
Использование факсимиле в бухгалтерском и налоговом учёте: особенности и ограничения
Споры о возможности использования факсимиле часто основаны на игнорировании положений Гражданского кодекса. Если допустить широкое применение факсимильной подписи, можно представить подписание факсимиле приговора суда по уголовному делу или решения арбитражного суда. В этом случае нельзя не согласиться с позицией финансовых ведомств, которая запрещает использование факсимиле на доверенностях, платёжных документах и других документах с финансовыми последствиями, так как речь идёт о финансовых, налоговых и других правоотношениях.
Суды придерживаются однозначной позиции о том, что использование факсимиле в первичной документации не предусмотрено действующим законодательством. Кроме того, судьи справедливо отмечают, что соглашение о возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных бухгалтерских документов не влечёт правовых последствий, так как порядок оформления первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур определяется Налоговым кодексом и Законом о бухучёте, а гражданское законодательство не применяется к налоговым и другим финансовым и административным правоотношениям.
Таким образом, использование факсимиле в бухгалтерском учёте и налоговых правоотношениях не рекомендуется.
Факсимиле в иных сферах
Спорные вопросы о применении факсимиле в различных областях не являются приоритетными для государственных органов, однако для судов этот вопрос – имеет ли факсимиле юридическую силу – остается актуальным. Использование факсимиле недобросовестными контрагентами или сотрудниками компании может привести к злоупотреблениям, рейдерским захватам и материальному ущербу. Суды учитывают специальные нормы, наличие соглашения о возможности использования факсимиле, сложившиеся обычаи и добросовестность сторон при рассмотрении фактов применения факсимильной подписи.
Суды подчёркивают важность соглашения о возможности использования факсимиле. Например, ВАС РФ в одном из дел указал, что договор поручительства, подписанный только факсимильной подписью без собственноручной подписи генеральных директоров, считается незаключённым, так как соглашение об использовании факсимиле сторонами не было предусмотрено.
Отсутствие соглашения об использовании факсимиле в письменной форме, соответствующей Гражданскому кодексу, также может привести к необходимости наличия собственноручной подписи в распоряжениях банку для идентификации распорядителя счёта.
В других случаях суды применяют нормы специального законодательства и учитывают форму вексельного обязательства. Отсутствие рукописной подписи на векселе может сделать вексель недействительным.
В гражданско-правовых спорах суды обращают внимание не только на формальную сторону сделок, но и на фактически сложившиеся взаимоотношения сторон. В одном из дел ВАС РФ указал, что частичная оплата товара, принятого с использованием факсимиле подписи, подтверждает осведомлённость предпринимателя об оспариваемом соглашении.
В другом случае суд счёл несостоятельным довод ответчика об отсутствии задолженности по договору поставки, так как истец представил доказательства поставки товара покупателю.
Выводы и рекомендации
На каких документах можно ставить факсимильную подпись?
- на страховых и медицинских полисах;
- в почетных грамотах и листах о награждении за достижения в работе и учебе;
- в служебных удостоверениях;
- в приглашениях, извещениях, уведомлениях, благодарственных и поздравительных письмах;
- в патентах;
Чтобы заказать факсимиле, свяжитесь с нашим менеджером или оформите заказ в интернет-магазине.
